ORGANIZACIJA SESTANKOV, DOGODKOV IN KONFERENČNIH STORITEV

Namen tega razpisa je izbrati usposobljenega ponudnika storitev, ki bo podporo naročniku z zunanjimi storitvami v zvezi z organizacijo in koordinacijo sestankov, ki potekajo zunaj treh uradnih sedežev EP, v državah članicah EU ali v državah kandidatkah, ki so zaprosile za pristop k EU. 

Organizator sestankov običajno nadzira celoten proces načrtovanja, od začetnega razvoja koncepta do izvedbe. Koordinacija sestankov se osredotoča na logistiko in podrobnosti samega dogodka. Sestanki se lahko organizirajo v različnih oblikah, vključno z osebnimi in hibridnimi. 

 

Medtem ko EP ohranja polno odgovornost za svoje dejavnosti, bo uspešni ponudnik, v nadaljnjem besedilu izvajalec, zagotovil strokovne podporne storitve, ne da bi izvajal kakršno koli javno oblast ali diskrecijska pooblastila.

 

Ključni dejavniki, ki jih morajo upoštevati ponudniki, so:

 

Ponudnikom se priporoča, da natančno pregledajo vso razpisno dokumentacijo, vključno s povabilom, navodili za oddajo ponudb, specifikacijami, prilogami in vzorčno pogodbo. Ponudbe morajo biti dobro strukturirane, v celoti ustrezati zahtevam in biti v skladu s pravili za oddajo ponudb.

 

Izvajalec mora pomagati naročniku ne le pri usklajevanju in izvajanju logistike, temveč tudi s spremljanjem naročnika skozi celoten življenjski cikel sestanka. Izvajalec mora biti pripravljen naročniku zagotoviti celoten nabor storitev, navedenih v razpisni dokumentaciji. Vendar pa glede na naravo posameznega sestanka in/ali posebne organizacijske okoliščine morda ne bodo vse navedene storitve potrebne za vsak sestanek. 

 

Nasprotno pa lahko pride do nepredvidenih zahtev, ki niso vključene v tehnične specifikacije. V takih primerih se naročnik posvetuje s pogodbenim izvajalcem, da določi izvedljivost in pogoje za izvedbo dodatnih storitev, ki bodo jasno opredeljeni na vsakem posameznem sestanku. Storitve ali blago, ki niso izrecno navedeni v teh razpisnih pogojih ali cenikih, so lahko kljub temu potrebni za uspešno organizacijo sestanka.

 

Poleg tega se lahko zgodi, da naročnik opredeli novo vrsto blaga ali storitve, ki sprva ni bila zajeta v okvirni pogodbi, vendar postane bistvena za sodobno, inovativno in uspešno izvedbo sestanka. V tem primeru se naročnik s pogodbeniki pogaja o možnosti dodajanja storitve na seznam in, če je to primerno, na cenik. Podrobni pogoji za ta postopek so navedeni v oddelku 5.7. Skupna vrednost nepredvidenih storitev je omejena na 5 % skupne vrednosti okvirne pogodbe.

 

Zahtevki upravnih organov PG in EP morajo biti običajno predloženi najmanj tri mesece pred datumom zasedanja. Čeprav je večina zahtevkov predložena tri do šest mesecev pred zasedanjem, ni neobičajno, da se zahtevki predložijo v krajšem roku, na primer mesec dni pred zasedanjem, zlasti kadar gre za zahtevke, ki jih predložijo GD. Izvajalec bo skupaj z naročnikom odgovoren za organizacijo in vodenje dogodka. V nobenem primeru se naloge v zvezi z vsebino zasedanja ne bodo prenesle na izvajalca. Izvajalec ostaja v celoti odgovoren za zagotavljanje skladnosti s storitvami, zahtevanimi v posebnem naročilnem obrazcu (SOF).

 

Izbruh COVID-19, skupaj s trenutno energetsko in podnebno krizo, je znatno vplival na način oblikovanja, organizacije in izvajanja konferenc. Ti dogodki so povečali poudarek na hibridnih srečanjih in poudarili potrebo po prožnosti in prilagodljivosti pri zagotavljanju konferenčnih storitev. Evropski parlament si prizadeva za uresničevanje svojih ciljev v zvezi z zelenim in digitalnim prehodom. Od izbranega ponudnika se pričakuje, da bo v vseh vidikih upravljanja konferenc sprejel okolju prijazne prakse in da bo na tekočem z novimi tehnologijami, ki izboljšujejo digitalne zmogljivosti pri organizaciji srečanj.  

 

Ocenjena vrednost brez DDV znaša 8.500.000 EUR.

Trajanje: 48 mesecev