Virtualni in hibridni sejmi

Virtualni sejmi so postali še posebej aktualni v času Covid-19. Gre za organizacijo (sejemskih) dogodkov, ki se v celoti odvijajo na spletu (na voljo so številne platforme: Accelevents, ?Communiqué, GTR, Hexafair, Swapcard, INXPO, vFairs, Intrado, B2Match ...)

Foto: Madwise

Hibridni sejmi so kombinacija klasičnih sejmov in digitalnih platform. Digitalne platforme omogočajo povezovanje s širšo javnostjo, torej tudi z osebami, ki niso fizično prisotne na sejmu. Številne funkcionalnosti spreminjajo procese mreženja in dogovarjanja s potencialnimi strankami na samem dogodku. Vključujejo uporabo različnih aplikacij za predstavitev podjetij, navezovanje stikov ipd.

Na kakšen način se boste predstavili na spletu?

Potencialne stranke bodo iskale informacije o udeležencih na spletu že pred fizično izvedbo sejma.
Na spletu se lahko predstavite na več različnih načinov:

Namenska pristajalna stran
Blog zapis / novica
Sejemske platforme (npr. Swapcard)
Ostali načini predstavitve (npr. Unbounce)

Namenska pristajalna stran

Namenska pristajalna stran je vaša “virtualna sejemska stojnica”. Biti mora generator novih priložnosti, večjega obiska razstavnega prostora, v najboljšem primeru pa vodi do predhodnih dogovorov za sestanke na sejmu.

Nasveti za postavitev učinkovite pristajalne strani pri sejemski udeležbi:

nad pregibom jasno sporoča ključne informacije,
vsebuje ustrezne lead magnete,
vsebuje obrazce, kjer od obiskovalca zahtevamo le najnujnejše podatke,
kratko in jedrnato predstavi podjetje ter njegovo ponudbo, predvsem pa koristi za partnerja ali kupca,
vsebuje ustrezne CTA-je, ki obiskovalca pozivajo k želeni akciji,
ima implementirana ustrezna analitična in marketinška orodja za spremljanje obiskovalcev (poleg Google Analytics in UX analitičnih orodij, je priporočena uporaba orodij za email marketing/avtomatizacijo),
jasno izpostavite ime sejma, logotip in druge vizualne elemente organizatorja dogodka ter datum dogodka (dodatne lahko tudi odštevalnik),
ključni nagovor naj se nahaja nad pregibom spletnega mesta,
dolžino strani in elemente prilagodite mobilnim napravam,
določite glavni cilj, ki ga želite doseči s pristajalno stranjo in vse elemente podredite temu cilju (npr. Prenos kataloga, predstavitev podjetja … ).

Blog zapis/novica ter namenska orodja

V primeru, da podjetje nima resursov za postavitev namenske pristajalne strani, lahko za ta namen pripravi:

Blog objavo (upoštevamo podobne zakonitosti nizanja vsebin kot na pristajalni strani v okviru omejitev)
Novico (kjer napovemo udeležbo na sejmu in nanizamo ključne podatke - kaj bo predstavljeno na sejmu, kjer vas uporabniki najdejo, kdo so kontaktne osebe ipd.)
Uporabimo lahko namenska orodja za postavitev pristajalnih strani (npr. Unbounce - Strošek od 120 eur na mesec).

Priprava vsebin in vsebinski marketing

Pred pričetkom spletnih aktivnosti in promocije vaše udeležbe na sejmu, je potrebno pripraviti naslednje gradivo:

Logotip podjetja v visoki resoluciji in različnih formatih (png., svg.)
Slikovno gradivo (podjetje, izdelki, proizvodnja, tehnologija, zaposleni ipd.) za potrebe objave na lastni spletni strani, v okviru seznama razstavljavcev na spletni strani organizatorja in v okviru morebitne virtualne platforme).
- Standardiziranih formatov ni, svetujemo pripravo landscape formata (1:1,91), kvadratnih formatov (1:1) in pokončnih (1,91:1). Vnaprej pripravite večje število slik v navedenih orientacijah. Slike naj bodo kakovostne. Omogočale bodo, da izstopate iz množice podjetij in ustvarili pozitiven prvi vtis.
- Video formati: trajanje od 30 in 60 sekund (mp4., mov.), prvih 5 sekund je ključnih za pridobitev pozornosti. Format 1920x1080 ali 1:1 in 4:5 za družbena omrežja.
Opisi podjetja:
- Krajši opis do 150 znakov (namenjen predstavitvi v raznih seznamih - vsebina naj opisuje glavno dejavnost in vašo ključno prednost. Bodite jedrnati - elevator pitch).
- Opis cca 600 znakov (pogosto glavna vsebina, ki se jo vključi na predstavitvene strani – izpostavite vašo edinstveno ponujeno vrednost (USP-unique selling proposition).
- Daljši opis (do 1000 znakov), ki se uporabi na raznih virtualnih platformah.
Prenosljive vsebine:
- Katalogi, brošure, lead magneti (v pdf. obliki, v čim manjši možni velikosti za uporabnike mobilnih naprav)

Za uspešen vsebinski marketing poskrbite še za naslednje vsebine:

Uredniški koledar (z uredniškim koledarjem natančno določite dneve in ure, ko boste pošiljali email sporočila, objavili novice za družbenih omrežjih in vse aktivnosti uskladili med seboj. Izberite tudi ključnike (#) za objave na Linkedinu in drugih kanalih. Če uredniškega koledarja še niste delali, si lahko pomagate z različnimi predlogami na strani Hubspot).
Pripravite email sporočila, ki jih začnete pošiljati vsaj 2 meseca pred samim dogodkom. Ta sporočila zajemajo npr.:
- Vabilo obstoječim kontaktom v bazi in vabilo kontaktom pridobljenim v preteklih letih.
- Novico o udeležbi/vabilo, ki jo delite z obstoječimi strankami/partnerji (social proof in vtis industry leaderja).
- Email - autoresponder ob prenosu lead magneta.
- Email - autoresponder ob bookingu sestanka.
- Lead nurturing emaili - vsaj 3 emaile (raje več), kjer ohranjate stik s pridobljenimi leadi na sejmu.
- Lead nurturing za vse, ki so se napovedali, a niso prišli na razstavni prostor (zahvala + 1 lead nurturing email).
- Dodatno: obvestilo o dodeljenem razstavnem prostoru (katera hala, razstavni prostor), predstavitev sejemske ekipe, deljenje izobraževalnih vsebin, teaser email s slikami razstavnega prostora pred začetkom sejma.
Objave za družbena omrežja:
- Cca 5-10 objav pred dogodkom (Linkedin/Facebook) in vsaj 2 po dogodku (zahvala, slike iz dogodka ipd.).

Urejanje družbenih profilov

Poleg pristajalne strani (ali krovne strani) bo, vsaj za B2B področje, eno ključnih stičišč vašega podjetja s potencialnimi strankami Linkedin. Vaša komunikacija (vsebinska in vizualna) mora biti usklajena na vseh spletnih kanalih in platformah, kjer potencialni leadi stopijo v stik z vami. Zato uredite:

Linkedin profil podjetja (Company Page).
Linkedin profile posameznikov (tistih, ki so v stiku/komunikaciji s strankami & odločevalcev).

Kaj morate poskrbeti pri pripravi Linkedin strani podjetja pred udeležbo na sejmu?

Vsaj dva meseca pred sejemskih dogodkom zamenjajte Cover sliko (1128 x 191 px). Na sliki izpostavite vašo udeležbo na sejmu, dodajte logo sejma, datum in poziv k udeležbi.
Pripravite objavo, kjer obveščate morebitne obiskovalce o vaši udeležbi, lokaciji razstavnega prostora in nujno dodate link do pristajalne strani, kjer so vse ostale informacije. Objavo prilepite na vrhu (desno zgoraj na objavi kliknete na tropičje in izberete možnost Pin to Top).
Pri objavah uporabljajte slikovno gradivo formata 1200 x 627px.

Spletne oglaševalske/promocijske aktivnosti

Ne glede na način nagovarjanja vaših potencialnih strank (pristajalna stran, blog/novice, sejemske hibridne platforme ...) je ključno, da jih ustrezno targetirate na spletu.

Katere kanale uporabljati pred sejmom?

Google oglaševanje (zakup ključnih besed in oglasne pasice)
Linkedin (Sales Navigator) prospecting (ročno ali avtomatizirano z namenskimi orodji)
Ostali družbeni mediji (Facebook/Instagram, Pinterest, Twitter)
Email marketing
SEO optimizacija (če se istega dogodka udeležujete skozi več let)

Katere kanale uporabljati med sejmom?

Linkedin Sales Navigator
Ciljno-lokacijsko targetiranje na Googlu/Facebooku
Email (reminderji, vabila, follow-up)

Katere kanale uporabljati po sejmu?

Email lead nurturing (negovanje leadov pridobljenih med sejmom)
Linkedin outreach

Dogovarjanje s organizatorji sejmov

Večina organizatorjev ponuja dodatne načine promocije razstavljavcev:

Promocija z bannerji (po modelu na 1000 prikazov/CPM)
Promocija znotraj vsebinskih dogodkov (npr. Sponzoriranje raznih webinarjev, delavnic ipd.).
Newslettri in novičniki (slednje se je v preteklosti izkazalo kot eden boljših komplementarnih pristopov za promocijo)

Priprava materialov za sejemske platforme (virtualno-hibridni sejmi)

Svetujemo vam pripravo slik vsaj v teh dimenzijah (dimenzije se lahko razlikujejo med platformami, navedene dimenzije pokrijejo večji del zahtev):

1:1.91
16:9
2:1
1:1
1.91:1

Poleg vizualnih elementov je potrebno pripraviti ustrezne vsebine in dopolniti platformo s sledečimi podatki:

Opis podjetja (priporočljivo cca 600 znakov, izpostavite svoje področje delovanja, ključneprednosti in ključne izdelke in/ali storitve, ki jih predstavljate). Pripravit tudi krajši (150 znakov) in daljši opis podjetja (1000 znakov).
Podatki o podjetju, kot so država, panoga in kategorije oziroma podkategorije izdelkov, ki jih ponujate (to je zelo pomembno, saj se bo na podlagi teh podatkov vaše podjetje prikazalo v rezultatih iskanja na platformi)
Definirate lahko tudi tipe podjetij, s katerimi se želite povezati (“Interested to connect with”). V primeru, da sejem traja več dni ali je tematsko razdeljen po dnevih, lahko izpostavite, na kateri dan se želite najbolj fokusirati in ali želite izvajati sestanke ipd.
Dodajte tudi povezave do platform na družbenih omrežjih

Želite izvedeti več?

Naše vsebine:

Sredstva za pripravo vsebin Virtualni in hibridni sejmi zagotavljata Republika Slovenija in Evropska unija iz Evropskega sklada za regionalni razvoj.
Več na www.eu-skladi.si.

Virtualni in hibridni sejmi