Sejemski vseved

   

Cilji in motivi razstavljanja na mednarodnih sejmih

 
Sejem je marketinški instrument, zato je potrebno izkoristiti vse potencialne koristi, ki jih sejem ponuja.
 
Podjetja vodijo pri odločitvah za nastop na mednarodnih sejmih različni motivi - razlogi za nastop in cilji - želeni rezultati.
 

Najpomembnejši razlogi za nastop na mednarodnem sejmu

  • predstavitev in seznanitev obstoječih in potencialnih kupcev s prodajnim programom podjetja ter z novostmi in dosežki,
  • pridobitev novih kupcev,
  • utrditev odnosov z obstoječimi kupci,
  • ocena razmer v panogi in tržne zakonitosti,
  • ocena pozicije glede na konkurenco,
  • seznanitev z razvojnimi trendi v panogi,
  • pridobitev informacij o odzivih in mnenjih kupcev,
  • utrditev ugleda podjetja in blagovnih znamk,
  • obiski obstoječih in iskanje novih dobaviteljev.
 
 

Želeni rezultati nastopa na mednarodnem sejmu

 
Podjetje mora imeti pred odločitvijo za nastop na sejmu jasno opredeljene sejemske cilje. Cilji morajo biti realni in soglasno sprejeti v podjetju.
 
Jasno postavljeni cilji dajejo smernice za delo in aktivnosti pred sejmom, na sejmu in po sejmu. Za realizacijo ciljev pred začetkom sejma določimo odgovorne osebe. Postavljeni sejemski cilji podjetju omogočajo, da po koncu sejma dosežene rezultate primerja z zastavljenimi cilji.
 

Najpogostejši cilji razstavljavcev na mednarodnem sejmu

  • pridobiti nove kupce/odjemalce (na primer: vsaj 30 novih kupcev) – networking
  • pridobiti nove distributerje oziroma uvoznike (na primer: po 1-2 distributerja v Rusiji, Španiji in na Poljskem),
  • pridobiti nove zastopnike (na primer: 3 zastopnike za Francijo),
  • profesionalno in strokovno predstaviti obstoječim in potencialnim novim kupcem tehnične ali oblikovne novosti izdelkov in njihove konkurenčne prednosti na podlagi razstavljenih izdelkov, prototipov ali vzorcev,
  • posebej se posvetiti vsem ključnim kupcem podjetja (za to so na sejemskem razstavnem prostoru zadolženi vodje prodaje ali direktorji podjetij),
  • omogočiti stalnim oz. obstoječim kupcem, ki prihajajo tudi z oddaljenih trgov, da se na enem mestu osebno spoznajo s pristojnimi komercialisti podjetja in se seznanijo z morebitnimi spremembami ali novostmi na področju prodaje (organizacijske spremembe, novi sodelavci, elektronski način poslovanja itd.),
  • določiti in omogočiti prodajnemu osebju udeležbo na strokovnih seminarjih, konferencah in predstavitvah v okviru sejma,
  • omogočiti prodajnemu osebju, da obišče razstavne prostore konkurenčnih podjetij in da preveri njihove novosti na področju izdelkov in storitev ter pridobi prospekte, kataloge in akcijske ponudbe,
  • razdeliti obstoječim in novim kupcem informacijsko gradivo (prospekte) o podjetju in njegovih dosežkih, referencah, inovacijah, novostih itd., 
  • zabeležiti v posebej za to pripravljene formularje vsak obisk stalnega in novega kupca ter vnesti vse najpomembnejše podatke in želje, pripombe ali zahteve kupcev,
  • doseči večji ugled podjetja in izdelkov,
  • zabeležiti tudi obiske konkurenčnih podjetij na lastnem razstavnem prostoru in dobro analizirati konkurenčno ponudbo.
 
 

Najbolj pogosti cilji obiskovalcev - B2B podjetij

  • poiskati nove dobavitelje in z njimi po možnosti opraviti tudi pripravljalne razgovore,
  • primerjati konkurenčne prednosti izdelkov med posameznimi dobavitelji,
  • seznaniti se z najnovejšimi trendi, smermi razvoja in inovacijami panoge,
  • izmenjati izkušnje z drugimi odjemalci, ki že kupujejo izdelke pri določenem dobavitelju,
  • zbirati informacije, vzorce, prospekte in kataloge o izdelkih od najrazličnejših konkurenčnih ponudnikov,
  • ogledati si načine predstavitve izdelkov na razstavnem prostoru in različne izvedbe ter ureditev posameznih razstavnih prostorov podjetij,
  • udeležba na strokovnih seminarjih in konferencah, ki običajno predstavljajo najnovejše dosežke in smernice v določeni panogi.
 
Nekateri cilji so lažje merljivi (število obiskovalcev, struktura obiskovalcev, odstotek dejanskih obiskovalcev v razmerju do povabljenih) in jih koncu sejma enostavno ovrednotimo ter primerjati z zastavljenimi cilji.
 
Drugi cilji (pomembne tržne informacije, ugled podjetja, ugled blagovne znamke, odziv obiskovalcev na postavitev razstavnega prostora) so težje merljivi, ni jih mogoče neposredno ovrednotiti in zahtevajo več izkušenj in znanja, vendar so odličen pokazatelj uspešnosti nastopa podjetja na sejmu.
 
Obiskovalci mednarodnih sejmov so tudi drugi predstavniki podjetij v vlogi obiskovalcev sejma, zasebni kupci, arhitekti, novinarji, študentje ter tisti, ki so za podjetja kot razstavljavce pomembni kot potencialni novi kupci. Tudi vsi ti obiskovalci imajo svoje cilje in tudi za te obiskovalce naj podjetje pripravi primeren način predstavitve svojih izdelkov.
 
 

Aktivnosti in priprave podjetja pred nastopom na sejmu

 
Nastop podjetja na mednarodnem sejmu zahteva velik finančni vložek, zato se je potrebno nanj dobro pripraviti.
Ko se podjetje odloči za nastop na izbranem mednarodnem sejmu in sta znana datum ter trajanje sejma, se začnejo konkretne priprave na sejem.
 


Terminski načrt in upoštevanje navedenih aktivnosti so osnova za  uspešen nastop na mednarodnem sejmu.
 
Določite osebe, ki so zadolžene za izvedbo posameznih aktivnosti. V večjih podjetjih oziroma v podjetjih, ki se redno udeležujejo mednarodnih, imajo običajno lastno ekipo, ki je zadolžena za pripravo in izvedbo sejemskega nastopa. V manjših podjetjih se v določene faze priprave na sejemski nastop vključijo specializirane zunanje organizacije, ki se ukvarjajo z izvedbo sejmov.
 

 Prikaz infrastrukture mednarodnega sejemskega prostora (sejem München)



 
Vir: Sejem München
 
 

Rezervacija razstavnega prostora

Pravočasno zagotovite rezervacijo razstavnega prostora na izbranem sejmu. Izpolnite prijavni obrazec dosegljiv na spletnih straneh organizatorjev mednarodnih sejmov. Poleg vnosa osnovnih podatkov o podjetju kot razstavljavcu in njegovem prodajnem programu je treba natančno izpolniti tudi rubrike o želeni vrsti razstavnega prostora (vogalni, prehodni, otok, polotok itd.), njegovi velikosti (š x d x v, m2) in vrsti priključkov ter drugi opremi (stene, nosilci, tla), ki jo zagotovi sejmišče. Pomembno je navesti tudi podatek, v kateri sejemski hali želite imeti razstavni prostor.
 
Izdelajte  načrt  razstavnega prostora, iz katerega bo razvidna tlorisna  razvrstitev elementov razstavne konstrukcije, specifikacija  razstavnih  izdelkov oz. eksponatov ter  spisek  vseh ostalih sestavin razstavnega prostora: stene,  strop, stebri, talna obloga, svetila, pohištvo, vitrine, eventualno cvetje in zelenje, informacijski pult, stojala  za  prospekte,  kuhinjska  oprema,  oprema  skladišča, mize ali pulti za razgovore itd.
 
Velikost in oblika razstavnega prostora sta odvisna predvsem od:
- zastavljenih sejemskih ciljev,
- vrste in velikosti podjetja,
- vrste in velikosti izdelkov,
- želenega načina predstavitve izdelkov in podjetja,
- razstavne konstrukcije, video predstavitve,
- pričakovanega števila in strukture obiskovalcev,
- pomena posameznih kupcev (števila ključnih kupcev).
 
Velikost in oblika razstavnega prostora sta odvisna tudi od števila osebja, ki bo dnevno na razstavnem prostoru, od velikosti garderobe, kuhinje (pomožni prostor) in prostorov za razgovore (mize, ločeni prostori za razgovore). Ne nazadnje pa sta velikost in oblika razstavnega prostora pogosto odvisna tudi od zasedenosti določenega sejma, in seveda tudi od finančnih zmožnosti podjetja.
 

Oblike razstavnih prostorov

 
Najbolj pogoste oblike razstavnih prostorov:
  • otok (prostor, odprt na vse strani),
  • polotok (odprt na tri strani),
  • vogalni (odprt na dve strani),
  • prehodni (odprt na dve vzporedni strani),
  • v nizu (odprt na eno stran), v dolgi ali kratki izvedbi.
  •  

Prikaz najbolj pogostih oblik sejemskih razstavnih prostorov     

 
Vir: prirejeno po: Benko, 1997, 24.
                                           

Priprava baze kupcev

 
Pred pričetkom sejma pripravite:
  • bazo obstoječih kupcev, in jim pošljite vabila in morebiti brezplačne sejemske vstopnice.
  • bazo novih potencialnih kupcev, ki jih boste povabili na razstavni prostor. Naslovi potencialnih kupcev so dosegljivi na internetnih straneh, v poslovnih imenikih, združenjih in zbornicah in pri drugih specializiranih inštitucijah. Paziti je treba, da vabimo nove kupcev, ki so v skladu s prodajno in trženjsko strategijo podjetja.
 

Vabila za kupce

Izdelajte vabila, ki naj poleg formalnega vabila vsebujejo najpomembnejše informacije o podjetju in njegovih izdelkih. Vabilu se lahko priloži tudi predstavitveni prospekt podjetja in prodajnega programa. Posebej je treba biti pozoren, da so vabila napisana v jeziku kupcev, ki jih vabimo.
 
Evidenca vseh vabljenih kupcev in evidenca kupcev, ki so razstavni prostor dejansko obiskali, podjetju zagotavlja dragocene informacije o učinkovitosti vabljenja in odzivnosti kupcev.
 
 
 

Aktivnosti podjetja na sejmu

Razstavni prostor na mednarodnem sejmu in osebje podjetja na razstavnem prostoru sta vizitka in ogledalo vsakega podjetja.

 
Sejem je edinstvena priložnost, ki jo je treba izkoristiti, da izbrano osebje podjetja v zelo koncentriranem času na razstavnem prostoru novim in stalnim kupcem predstavi prodajni program, novosti in dosežke podjetja. Osebje na razstavnem prostoru mora dobro poznati sejemske cilje podjetja. Nastop in odnos do obiskovalcev morata biti profesionalna in premišljena. Osebje podjetja na razstavnem prostoru je ključen element za uspešno predstavitev podjetja v očeh kupcev.
 
Izjemno pomembno je znanje tujih jezikov, ne samo znanje jezika države, kjer sejem poteka, ampak tudi drugih jezikov (na primer angleškega), saj gre za mednarodni sejem in obiskovalci prihajajo s celega sveta. Nastop na sejmu zahteva od osebja drugačen pristop kot običajno, saj se v enem dnevu osebno srečuje in vodi razgovore z velikim številom raznolikih kupcev iz različnih držav.
 

Določite vodjo razstavnega prostora, ki mora:

  • voditi razstavni prostor in imeti komunikacijske veščine,
  • biti stalno prisoten na razstavnem prostoru,
  • znati komunicirati v tujih jezikih,
  • razdeliti naloge osebju, ki je poleg njega na razstavnem prostoru,
  • seznaniti osebje na razstavnem prostoru s postavljenimi sejemskimi cilji podjetja,
  • kontaktirati tako s ključnimi obstoječimi kupci kot s potencialnimi kupci,
  • sprejemati odločitve in se znati pogajati,
  • tehnično dobro poznati izdelke.
 
Najpomembnejše za uspešno predstavitev je,  da osebje dobro poznamo  izdelek,  ki  ga  predstavljate potencialnim kupcem. Dobro morate poznati njegove prednosti (in slabosti) v primerjavi s konkurenčnimi podjetji (pozicioniranje).  Učinkovita prezentacija in demonstracija izdelka obstoječim in potencialnim kupcem je osnova za realizacijo postavljenih sejemskih ciljev.
 
Ne pozabite na zadostno količino katalogov in drugega promocijskega materiala, ki ga razdelite obiskovalcem.
 
 
Aktivnosti na sejmu
  • odhod osebja na sejem – prihod vsaj ½ ure pred začetkom sejma
  • na koncu vsakega sejemskega dne: analizirati kako je potekal sejemski dan, pripraviti razstavni prostor za naslednji dan
  • razdelitev nalog in pristojnosti na osebje
  • opredelitev načina komuniciranja s kupci in obiskovalci
  • zagotoviti prepoznavno identiteto podjetja
  • celostna podoba sejma (obleka osebja, priponke, vizitke)
  • otvoritev sejma – prvi sejemski dan
  • predstavljanje izdelkov (novosti, konkurenčne prednosti)
  • opredelitev statusa obiskovalca - način komuniciranja s ključnimi kupci oz. z novimi kupci
  • vnašanje vseh pomembnih podatkov o obiskovalcih v formular (sejemska beležka)
  • delitev prospektov in katalogov kupcem in obiskovalcem
  • spremljanje konkurence in obisk njihovih razstavnih prostorov
  • résumé obiskov (analiza) ob koncu sejemskega dne in vnos podatkov v računalnik
  • organizacija čiščenja razstavnega prostora
 

Sejemska beležka

Vsak sestanek na razstavnem prostoru naj bo skrbno zabeležen v poseben formular, vneseni naj bodo vsi zahtevani podatki o obiskovalcu. Najbolj primerna sejemska beleža, tj. praviloma tiskan obrazec v katerega se vpišejo:
  • vsi najpomembnejši podatki o obiskovalcu,
  • vsebina razgovora in
  • želen načinu kontaktiranja po končanem sejmu.
Zelo praktično je na formular vsakokrat pripeti vizitko obiskovalca.
 
Sejemska zabeležka se pripravi in oblikuje v podjetju pred sejmom. S tem se zagotovi, da so zahtevane vsebine prilagojene  ciljem nastopa na sejmu in potrebam podjetja.

Prenos beležke v pdf formatu 
 
 

Obdelava podatkov  iz sejemske beležke

Spremljanje in zapisovanje podatkov o obiskovalcih (kupcih) je naloga osebja na razstavnem prostoru. Ob koncu vsakega sejemskega dne vse podatke iz beležke vnesite v računalnik za izdelavo podrobnejše analize in tekočo statistiko. Priporočljivo je tudi, da ima osebje ob vsakem koncu sejemskega dneva kratek sestanek, na katerem  napravi povzetek dneva ter se dogovori o načinu dela naslednji dan.
 
 

Aktivnosti podjetja po koncu sejma

 
Aktivnosti po sejmu
  • začetek demontaže razstavnega prostora in pospravljanje eksponatov
  • priprava ustreznih dokumentov za vračilo blaga in eksponatov
  • organizacija transporta za odvoz eksponatov in sejemske konstrukcije
  • obdelava in analiza vnesenih podatkov o obiskovalcih
  • pošiljanje zahvalnega pisma obiskovalcem našega sejemskega prostora
  • sortiranje kupcev po pomembnosti, lokaciji, prioriteti obdelave
  • pošiljanje zahtevanih prodajnih podlog na izbrane potencialne kupce
  • razgovori s kupci po telefonu
  • organizacija obiskov kupcev s strani zadolženih komercialistov (predstavitve, šolanja)
  • ocenitev uspešnosti nastopa glede na določene kriterije in glede na postavljene prodajne in trženjske cilje
  • analiza realizacije sejemskih ciljev
 
 
Na tej podlagi izdelajte strategijo posejemskih aktivnosti:
  • vzpostavljanje stikov s sejemskimi obiskovalci (kupci) in dogovori o obiskih,
  • pošiljanje vzorcev, katalogov, prospektov, cenikov,
  • izdelava baz podatkov za potencialne kupce,
  • opredeliti način komuniciranja s kupci.
 

Poročilo o sejmu

Pomemben vir informacij za izdelavo poročila o sejmu so opažanja, mnenja in predlogi s strani osebja, ki je bilo ves čas prisotno na razstavnem prostoru.
 
Poročilo o sejmu mora vsebovati:
  • splošno oceno sejemske prireditve in konkretno oceno nastopa podjetja na sejmu;
  • oceno razvoja panoge in oceno konkurenčnih ponudnikov v panogi,
  • pozicioniranje podjetja glede razvoja njegovih izdelkov in ponudbe v primerjavi s panogo in v primerjavi s konkurenčnimi podjetji v panogi,
  • analizo odzivov: število dejanskih obiskov kupcev na razstavnem prostoru glede na poslana vabila (ločeno za stalne in nove potencialne kupce),
  • analizo strukture obiskovalcev in analizo njihovega zadovoljstva s predstavljenimi izdelki in z razstavnim prostorom podjetja,
  • oceno števila razdeljenih prospektov in katalogov (glede na število in strukturo
            obiskovalcev),
  • primerjalno analizo doseženih sejemskih ciljev glede na postavljene prodajne in trženjske cilje,
  • predloge za morebitne izboljšave na naslednjem mednarodnem sejmu.
 

Zahvala obiskovalcem za obisk

Vsem obiskovalcem, s katerimi je osebje opravilo razgovor na razstavnem prostoru, se praviloma najprej pošlje kratko elektronsko sporočilo, s katerim se jim zahvalimo za obisk, se priporočimo za nadaljnje sodelovanje in jih na kratko seznanimo z nadaljnjimi postopki kontaktiranja.
 
Na podlagi izdelane baze podatkov za nove potencialne kupce, ki jih zanima nadaljnje sodelovanje, se mora glede na posamezne zahteve kupcev pripraviti konkreten načrt stikov s temi kupci, pošiljanja katalogov in cenikov ter načrt poslovnih obiskov.
 

Vračilo DDV za nastope na sejmih

Pri sejemskih nastopih se šteje, da je storitev opravljena tam, kjer »nepremičnina stoji in leži«, torej v kraju sejma. Ne glede na to imajo zavezanci za DDV pravico do vračila davka za vsa plačila v zvezi s sejemskim nastopom v državah, s katerimi ima Slovenija sklenjen sporazum o izogibanju dvojnemu obdavčevanju. Za  dodatne informacije se obrnite na pristojni Finančni urad Republike Slovenije.
                     
 

Sejemski stroški

 
Profesionalno postavljen in privlačen razstavni prostor podjetja na mednarodnem sejmu je vizitka podjetja.  Zato je za izvedbo sejemskega nastopa potrebno zagotoviti zadostna finančna sredstva.
 

Pravočasen izračun stroškov

 
Pravočasna kalkulacija stroškov mednarodnega sejma je nujna, če hoče podjetje uspešno nastopiti in pozitivno zaključiti nastop na sejmu.
 
 

Stroškovne postavke sejma

 
Za najem razstavnega prostora velja orientacijska cena (pri B2B sejmih) cca 150 – 200 EUR/m2. Tako stane razstavni prostor velikosti 20 m2 cca 3.500 EUR.
 
Stroški so odvisni tudi od:
  • dolžine trajanja sejma
  • oblike stojnice -kotni razstavni prostori imajo drugačno ceno kot na primer vrstni prostor ali prostor kot otok
  • številke oziroma vrste hale. 
  • razstavni prostor blizu vhoda v halo je dražji kot tisti na koncu sejemske hale…




Največje stroškovne postavke za pripravo in izvedbo mednarodnega sejma so: stroški razstavnega prostora in izdelave eksponatov, transport eksponatov in konstrukcije, montaža in demontaža razstavnega prostora, stroški vseh priključkov (voda, elektrika, internet), prenočišča, parkirišča, stroški osebja in drugo.
 
 
Podjetje nima vpliva na stroške najema razstavnega prostora, ki so fiksni. Ravno tako se ne da bistveno vplivati na višino stroškov za osebje, zavarovanje, čiščenje, potne stroške itd. Lahko pa se vpliva na stroške glede načina izgradnje razstavnega prostora, vrste razstavljenih eksponatov, stroške za promocijo itd.
 
Za  določen sejme v Nemčiji lahko preliminarno izračunati sejemske stroške,  s pomočjo konfiguratorja na spletni strani Messe-Budgetplaner. Izdelan plan stroškov lahko tudi natisnete.
 
 
 
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Viri in literatura:                                               
  • Šenk Ileršič, I. Mednarodno poslovanje: Priročnik. Ljubljana: GV Založba, 2013.
  • Benko, D. Priročnika za stratege in izvajalce sejemskih predstavitev. Ljubljana: Gospodarska zbornica Slovenije, 1997.
  • Vindiš, R. Kako izbrati najprimernejši sejem. Podjetnik, september 2005.
 
 
 
 
Več informacij:
Posodobljeno: 25.4.2019